La ausencia de una buena planeación de RRPP puede hacer que se cometan errores que podrían haberse evitado. Al fin y al cabo, la necesidad de una mejor comunicación con el público es esencial y no puede hacerse por sí sola, ya que parte de la idea es captar y deleitar al consumidor.
Algo que parece sencillo como el lanzamiento de un producto o servicio puede tener una enorme repercusión negativa para tu marca cuando no existe una planeación que sirva de guía.
Pero a través de la planificación estratégica y la consultoría, un equipo de RRPP puede crear narrativas que valoricen aún más los productos y servicios, llevándolos a alcanzar a la audiencia adecuada. Así que podemos decir que las RRPP son la pieza clave de tu negocio, ya que son responsables de cada mensaje que se comparta.
Recordemos que las principales responsabilidades de una agencia de relaciones públicas son: mantener la reputación de una marca en los medios de comunicación y en el mercado, crear estrategias de atención al cliente en diferentes tipos de canales, generar clientes potenciales y conversiones, idear nuevos tipos de contenido, ajustar la imagen de la empresa tras un periodo de crisis e incluso actuar para evitar que se produzca una en primer lugar.
El mejor acercamiento a la planificación en las relaciones públicas es:
1- Conoce a tu audiencia
Al identificar las necesidades, los deseos, el comportamiento del público, así como sus percepciones, esperanzas y valores, es posible crear estrategias y acciones de comunicación personalizadas y pertinentes para cada público de interés, fortaleciendo la imagen de la empresa y su relación con las partes interesadas.
Además, el conocimiento del público permite a la empresa prever posibles crisis y estar preparada para afrontar situaciones adversas mediante una buena planificación estructurada de la comunicación.
2- Comprende el panorama de tu negocio
Comprender el contexto en el que se inserta la organización permite evaluar los factores internos y externos que pueden afectar a la imagen y reputación de la marca, así como las tendencias del mercado y la demanda del público.
De este modo, es posible elaborar un plan de comunicación más asertivo y acorde con los objetivos de la empresa, contribuyendo a la creación de una relación positiva y duradera con las partes interesadas.
3- Define tus objetivos de relaciones públicas
Para tener éxito con este paso, es importante tener en cuenta el objetivo principal y la estrategia de comunicación de la empresa. Los objetivos de las relaciones públicas deben cumplir los objetivos comerciales y añadir valor a la marca a través de la fuerza de la relación con su público.
Los objetivos pueden incluir el aumento de la visibilidad de la marca, la mejora de la reputación de la empresa, el cultivo de relaciones con influencers o el aumento de la participación en las redes sociales, por ejemplo. También es importante que los objetivos sean medibles, específicos y alcanzables, para que puedan supervisarse y evaluarse a lo largo del tiempo.
4-Establecer parámetros de gestión de crisis
La importancia de planificar en las relaciones públicas también implica identificar posibles escenarios de crisis, como un accidente relacionado con un producto de la empresa, una demanda judicial o una crisis de salud pública relacionada con un producto de la empresa, entre otros.
También es importante establecer un protocolo de comunicación que incluya listas de contactos y un plan de comunicación de crisis a los distintos interesados en la empresa. Por último, es esencial llevar a cabo programas de formación periódicos con el equipo de gestión de crisis para asegurarse de que todo el mundo está preparado para afrontar cualquier situación sin precedentes que pueda producirse.
5- Establece un presupuesto
Para garantizar que las actividades de relaciones públicas sean eficientes y sostenibles a largo plazo, es imprescindible contar con un presupuesto en el que la empresa pueda identificar los recursos disponibles, definir objetivos realistas y planificar estrategias de relaciones públicas. Además, un presupuesto bien definido puede ayudar a evitar recortes innecesarios en momentos de crisis financiera, protegiendo la imagen de la empresa y manteniendo su posicionamiento de marketing.
6- Define las acciones ante el público
Al tener en cuenta las necesidades, expectativas y comportamientos de la audiencia, es posible desarrollar estrategias de comunicación que estrechen el vínculo entre la empresa y sus grupos de interés, creando una relación de confianza y transparencia que puede reportar beneficios como la fidelización de los clientes, un mayor compromiso entre los empleados y mejoras en la credibilidad y reputación de la marca.
7- Medición y seguimiento de los resultados
Para medir los resultados, es importante tener objetivos claros y realistas, seguir los KPI correctos, controlar la percepción que el público tiene de la empresa, evaluar el ROI y analizar la cobertura obtenida por los vehículos de comunicación.
Además, es necesario realizar estudios de opinión y entrevistas con públicos estratégicos para medir el grado de satisfacción y el nivel de compromiso con la marca.
Ahora que ya sabe por qué planificar es tan importante en el proceso de las relaciones públicas, ¿por qué no ponerla en práctica? Una agencia especializada en relaciones públicas puede ayudarle a aumentar y desarrollar aún más su negocio.
