Cómo iniciar una matriz de riesgos para anticiparse a las crisis
En un entorno empresarial cada vez más dinámico e interconectado, la gestión de crisis se ha convertido en una prioridad estratégica para organizaciones de todos los sectores. Según el Institute for Crisis Management (Instituto para la Gestión de Crisis), solo el 14% de las crisis son inesperadas, lo que significa que el 86% son previsibles. La creación de una matriz de riesgos se destaca como una de las herramientas más efectivas para anticiparse y mitigar las crisis de imagen e institucionales, garantizando la resiliencia y la continuidad de las operaciones. Es como crear un colchón para mitigar la caída.
Las crisis de reputación y de imagen pueden surgir, por ejemplo, tras despidos, productos defectuosos, filtraciones de datos o imagen, quejas recurrentes de consumidores, robo, infracciones legales, o casos que involucren prejuicios o discriminación.
Toda compañía es susceptible de sufrir una crisis, pero según el consultor estadounidense Robin Cohn, las organizaciones que están preparadas para una crisis se recuperan entre dos a tres veces más rápido que aquellas que no lo están. Una matriz de riesgos es un buen punto de partida para esto.
¿Qué es una matriz de riesgos?
Es una herramienta de análisis y planificación que se utiliza para identificar, evaluar y priorizar los riesgos a los que puede enfrentarse una compañía. Su importancia es ampliamente reconocida en diferentes ámbitos, especialmente en las relaciones públicas y el marketing, donde las crisis de imagen pueden tener efectos devastadores.
En esencia, la matriz de riesgos organiza potenciales riesgos en una estructura visual que combina la probabilidad de ocurrencia con el impacto potencial de esos riesgos. Esta combinación le permite a las compañías evaluar qué riesgos requieren mayor atención y preparación.
Conceptos Básicos: Definición de Riesgo, Probabilidad e Impacto
Para comprender la matriz de riesgos, es esencial entender tres conceptos clave: riesgo, probabilidad e impacto.
Un riesgo es cualquier evento o condición que pueda resultar en consecuencias negativas para la compañía. La probabilidad se refiere a la posibilidad de que ocurra ese evento, mientras que el impacto mide la gravedad de las consecuencias si el evento se materializa.
Los tipos de riesgos que se pueden incluir en una matriz varían, desde crisis de imagen y reputación o problemas operacionales hasta riesgos económicos y regulatorios.
Componentes de la Matriz de Riesgos
Una matriz de riesgos eficaz consta de:
- Identificación de Riesgos: Mapeo de eventos que podrían impactar en la compañía.
- Evaluación de Probabilidad: Estimación de la frecuencia con la que podría producirse cada riesgo.
- Evaluación de Impacto: Determinación de la gravedad de las potenciales consecuencias del riesgo para la compañía.
- Categorización de Riesgos: Clasificación de riesgos en categorías específicas, tales como prioridad alta, media o baja.
4 Pasos para Crear una Matriz de Riesgos
Crear una matriz de riesgos conlleva varios pasos:
- Mapeo de Riesgo: Identificación de potenciales eventos adversos.
- Clasificación de Probabilidad e Impacto: Asignación de puntuaciones según la probabilidad y el impacto de cada riesgo.
- Trazado en la Matriz: Posicionamiento de los riesgos en la matriz, cruzando probabilidad con impacto.
- Priorización de Acciones: Definición de estrategias para los riesgos más críticos en la matriz.
Interpretación y Análisis
Una vez creada, la matriz debe ser analizada para comprender qué riesgos son los más urgentes y requieren intervención inmediata. Este análisis le permite a la compañía desarrollar planes de contingencia, asignar recursos de forma más eficaz y prepararse para enfrentar posibles crisis con mayor celeridad.
Sistema de Mitigación, Planificación y Respuesta
Con la matriz de riesgos en mano, el próximo paso es mitigar los riesgos identificados. Esto puede incluir la creación de comités de crisis, la implementación de políticas de comunicación específicas y la definición de protocolos de respuesta rápida. La planificación anticipada garantiza que la compañía esté lista para actuar, minimizando los impactos negativos y protegiendo su reputación.
Beneficios
La adopción de una matriz de riesgos ofrece muchos beneficios a las compañías. Promueve una cultura de prevención, en lugar de una de reacción, fortalece la toma de decisiones, facilita el alineamiento entre diferentes áreas de la compañía y garantiza la continuidad de la compañía en momentos críticos. Además, aumenta la confianza de las partes interesadas, demostrando que la compañía está preparada para hacerle frente a la adversidad.
En un mundo donde las crisis pueden surgir en cualquier momento y de diferentes formas, una matriz de riesgos se erige como una herramienta indispensable para la gestión eficiente y proactiva. Al anticiparse a los problemas, planificar respuestas y mitigar los impactos, la matriz de riesgos no solo protege la reputación de la compañía, sino que también garantiza la sostenibilidad a largo plazo de la organización.
¿Cómo podemos ayudarte en Sherlock Communications?
Como sucede siempre en la comunicación de crisis, y en América Latina, la falta de planificación es un paso seguro hacia el fracaso. Como agencia de relaciones públicas genuinamente internacional, nuestra experiencia nacional e internacional nos permite trabajar con tus equipos locales e internacionales, para:
- Realizar auditorías de evaluación de riesgos;
- Anticipar y desarrollar planes de respuesta a crisis y formas de manejar los mejores y peores escenarios;
- Identificar, formar y crear modelos para un equipo de respuesta a crisis con portavoz interno;
- Crear sistemas eficaces de monitoreo y notificación;
- Desarrollar declaraciones diferenciadas y culturalmente apropiadas y campañas de emergencia de búsqueda de pago en torno a keywords negativas;
- Llevar a cabo esfuerzos de divulgación proactivos en los medios y redes sociales para garantizar el derecho de réplica;
- Supervisar el engagement interno y la seguridad de las campañas.
