Consejos para organizar un evento corporativo en São Paulo

Organizar un evento corporativo en São Paulo debe ser una de las principales prioridades de cualquier empresa que quiera expandir su negocio en Brasil.

São Paulo es conocida por ser una de las ciudades más pobladas del mundo y la más poblada fuera de Asia. Esta ciudad vibrante, con una significativa influencia cultural, financiera e internacional, representa alrededor del 10% de la economía brasileña y es el centro urbano más importante de América Latina.

Como en otras grandes ciudades, São Paulo tiene sus propias particularidades que la convierten en un lugar complejo y único. Sin embargo, comparte algo con el resto de Brasil: la calidez, simpatía y flexibilidad que caracteriza a los brasileños.

La calidez y hospitalidad de los brasileños

Si aún no conoces a los brasileños, una de nuestras características más distintivas es que somos muy amables y nos encanta conversar sobre cualquier tema, compartiendo información sobre nuestra vida cotidiana, anécdotas personales e historias familiares con naturalidad y comodidad.

Cuando el portugués no es una opción, el inglés está bastante difundido. Te recomendamos que los materiales de tu evento estén en ambos idiomas y que consideres la presencia de intérpretes, ya que esto le añadirá valor a tu evento. Acepta la espontaneidad de los brasileños, ¡y tu evento será sin duda inolvidable!

Dicho esto, aquí tienes algunos consejos clave para llevar a cabo tu evento corporativo en São Paulo.

¿Cuándo se llevará a cabo tu evento?

Asegúrate de que las fechas elegidas coincidan con la disponibilidad de los habitantes de São Paulo. ¿Algún feriado coincide con tu evento? Si es un fin de semana, el Día de San Valentín, el Día de la Madre u otras festividades similares, es probable que los brasileños prioricen estas celebraciones.

¿Existe algún evento significativo en la ciudad? Un partido de fútbol importante o un gran concierto pueden afectar la disponibilidad de espacios y alojamientos, el tráfico y la asistencia de la gente local.

Para facilitar esta tarea, puedes consultar los feriados locales aquí y los eventos de la ciudad aquí.

¿Dónde se llevará a cabo tu evento corporativo?

Primero, hablemos sobre la locación y cómo elegir el espacio ideal para tu evento.

Considera aspectos como accesibilidad, capacidad e infraestructura de los espacios disponibles. Recuerda que los precios pueden variar considerablemente, al igual que los horarios en los que el lugar esté disponible para tu evento.

En algunas ocasiones, los auditorios universitarios están disponibles de manera gratuita, al igual que algunas empresas o espacios de coworking. Sin embargo, estos pueden requerir ciertas contrapartidas, como un tamaño mínimo de evento o un impacto positivo en la comunidad local.

Los hoteles también son una excelente opción y ofrecen espacios refinados, aunque a un costo mayor. Para eventos grandes como ferias de hasta 4,000 personas y que duren varios días, existen otras opciones de espacios con precios que oscilan entre 500 mil y 1 millón de reales.

Accesibilidad y seguridadLa accesibilidad es un factor importante a considerar. Asegúrate de que el espacio cuente con rampas, elevadores, asientos adecuados y baños accesibles para todos tus invitados. También revisa que cumpla con todos los elementos de seguridad, como salidas de emergencia y permisos correspondientes.

Cada espacio debería contar con una autorización de los bomberos que garantice que el lugar puede operar de manera segura.

Permiso de licencia temporalDependiendo del tamaño de tu evento, tal vez necesites obtener una licencia temporal del Departamento de Movilidad Urbana (DMU) para eventos que incluyan carpas, escenarios u otras estructuras en espacios públicos. Los eventos más pequeños no requieren este tipo de permiso.

CateringAlgunos lugares pueden exigir que el servicio de catering sea propio y ya esté incluido en el costo del espacio. Otros te permitirán contratar el servicio de catering que prefieras. Asegúrate de entender claramente lo que está permitido y requerido, ya que en Brasil la hora del café es casi sagrada.

Tecnología y equipos

Asegúrate de que el espacio cuente con una buena conexión a internet. Dependiendo del número de asistentes, tal vez cientos de personas, la conexión estándar podría no ser suficiente. Te recomendamos preguntar sobre la calidad del servicio y considerar contratar un proveedor externo si es necesario.

La transmisión en vivo del evento requiere equipos de buena calidad y profesionales experimentados. São Paulo tiene una gran variedad de fotógrafos y videógrafos que pueden capturar tu evento como lo deseas.

Tu locación tal vez ya cuente con equipos básicos como micrófonos, altavoces, proyectores y pantallas de proyección. La iluminación también es esencial para crear una atmósfera adecuada y es un elemento estético importante que contribuye a la calidad general de tu evento. Si el espacio no está bien equipado, también es posible alquilar los equipos necesarios por el tiempo adecuado con empresas especializadas en São Paulo que ofrecen estos servicios a precios justos.

Transporte y alojamiento

São Paulo cuenta con una gran oferta de hoteles, hostales y Airbnbs para todos los gustos y presupuestos. Elige un lugar seguro y accesible. Moema, Higienópolis, Pinheiros y Jardins son barrios conocidos por ser seguros.

En la zona sur, Vila Mariana es una opción interesante, segura y juvenil. Vila Madalena es conocida por su vida nocturna y sus espacios artísticos.

Servicio de catering para tu evento en São Paulo

Te sugerimos ofrecer un café de bienvenida durante el registro del evento para agradar a tus invitados y ayudarlos a comenzar el día de manera positiva. También es importante incluir pausas para café en la mañana y en la tarde.

No olvides incluir opciones veganas y vegetarianas para los asistentes que no consumen carne. Aunque en Brasil el consumo de carne y queso es bastante común, el veganismo está creciendo y cada vez es más presente en el país.

Un ejemplo de un buffet bien surtido fue el que nuestro proyecto social, Lupa do Bem, organizó para recibir a 28 líderes de diversas comunidades. La diversidad en las opciones es importante para satisfacer a todos los asistentes y asegurar que la cantidad de comida sea suficiente según la duración del evento, para que todos queden satisfechos y con la mejor disposición.

Consejos para hacer que tu evento sea único

Tu marca, producto y empresa tienen una identidad específica que debe reflejarse en cada decisión estratégica para que tu evento sea un éxito.

Por ejemplo, una marca de autos de lujo debe elegir una locación que resuene con la percepción de lujo en São Paulo. Si estás lanzando un producto de tecnología, es ideal contratar a un DJ que esté al día con las tendencias más contemporáneas de la música electrónica brasileña. Estos detalles harán que tu evento se destaque y sea memorable.

Marketing y estrategias de promoción

Cada tipo de evento requiere estrategias específicas de marketing que ayudan a informar a los participantes y atraer a personas interesadas.

Para comenzar, es importante invertir en diseño para que tus flyers, posters, invitaciones, correos electrónicos y redes sociales transmitan una imagen visual coherente.

Un sitio web de calidad y redes sociales actualizadas son elementos clave, independientemente del tamaño y propósito de tu evento. Un sitio web también puede facilitar el registro de los asistentes y proporcionar información de calidad sobre alojamiento y transporte.

Otra inversión importante es contratar un equipo de eventos para encontrar la mejor locación y servicios, además de realizar toda la promoción por ti. Los especialistas locales tienen contactos y conocen los mejores socios y lugares para organizar y promocionar eventos.

En resumen, organizar un evento corporativo en São Paulo involucra muchos elementos comunes a cualquier otra ciudad, pero con detalles específicos que deben tomarse en cuenta para asegurar el éxito de tu evento.