Cómo se ha transformado la gestión de los equipos de RRPP en la nueva normalidad

La comunicación estratégica ha sido una de las disciplinas y actividades que primero se subió al tren de la transformación digital. Incluso desde el momento en que algunos medios de comunicación, -los más importantes de cada país- empezaron a extender su presencia y aterrizaron en internet, las agencias, oficinas de prensa y la consultoría en RRPP y ya venían manejando ciertos procesos a través de la red de redes.

Es el caso de las campañas 360 en medios de comunicación. Desde hace varios años es imposible pensar y diseñar actividades de este tipo que no incluyan medios digitales, activaciones en redes sociales, publicidad automatizada o analítica de datos. Y aunque la tecnología es esencial para lograr una adecuada gestión de equipos de RRPP en esta nueva normalidad, el producto final o lo que llega al cliente es tan solo una fracción, la punta del iceberg.

Por ello, antes de que el Covid-19 trastocara la vida en todo el planeta, la industria de las RRPP ya trabajaba a distancia con clientes y proveedores, aplicando una especie de distanciamiento social autoimpuesto y que optimiza muy bien la mayoría de los procesos gracias a la digitalización.

Ahora, después de varios meses o casi un año de teletrabajo, algunas empresas de relaciones públicas puede que regresen a la oficina, pero lo harán a cuentagotas puesto que la mayoría optarán por un modelo mixto y de alternancia entre la fase presencial y el trabajo a distancia, combinando los días de asistencia para evitar aglomeraciones en espacios reducidos; pero con la claridad de que el éxito en la gestión de los equipos de trabajo de RRPP en la nueva normalidad no depende de la presencialidad, sino de tener lineamientos claros y objetivos tangibles para cada colaborador.

Es innegable que ha nacido una nueva forma de relacionarnos con el trabajo que no puede ser ignorada. Un estudio realizado en el primer semestre del año por la plataforma de reclutamiento y búsqueda de empleo AfterCollegue, mostró que el 68% de los profesionales de la generación conocida como millennial tienen mayor interés en las empresas que ofrecen modalidades de trabajo a distancia, así que tanto colaboradores como líderes de equipos deben entender que trabajar desde casa requiere adaptaciones, pero tiene grandes beneficios: ahorro de costos, agilidad de contratación, posibilidad de trabajar con profesionales que estén en cualquier lugar del mundo, escalabilidad y diversidad de ideas.

Sin duda, la tecnología obtuvo un inusitado rol protagónico en esta coyuntura global y ganó aún más terreno del que ya había conquistado en la vida de la gente. Fue el salvavidas que evitó que el mundo se detuviera por completo debido a la pandemia e impulsó a distintos sectores a migrar hacia la virtualidad. En América Latina las realidades son discordantes y no todos los países cuentan con las mismas condiciones para implementar el trabajo remoto y su adecuada gestión.

Por esto, el pasado mes de septiembre la Comisión Económica para América Latina y el Caribe (Cepal), en el cual señaló que, a nivel mundial, entre el primer y segundo trimestre de 2020, el tráfico en sitios web y usos de aplicaciones relacionadas con teletrabajo aumentó un 324%. Dentro del análisis se tienen en cuenta plataformas como Zoom o Google Meet. Sin embargo, en la región, solo 76% de los empleados podían o pueden trabajar desde casa.

Según esta entidad, la probabilidad de hacer teletrabajo tiene una cifra promedio del 22% en América Latina y en el top de países con las mejores posibilidades están Brasil (26%), Chile (25%), Panamá (24%), México (17%) y Ecuador (16%), datos que no son muy halagadores y que representan mayores retos para los líderes de un equipo y las empresas, quienes además de lidiar a diario con todo lo que genera la distancia física, también deben contemplar las limitantes de acceso a la tecnología. Lo que confirma que medir la productividad bajo un lineamiento de metas y objetivos es mejor que hacerlo a través de otros indicadores.

Además, a medida que surgen y se emplean nuevas tecnologías como la inteligencia artificial, se crearán nuevos empleos y se destruyen otros, y pese a que hay dificultades para ciertos sectores, como el de las relaciones públicas, las empresas han logrado mantenerse vigentes gracias a la digitalización. Por ejemplo, en Colombia y México entre marzo y mayo de 2020 el aumento de los sitios web empresariales fue de 800%, y en Brasil y Chile cerca de 360%.

Así que el desafío será lograr que los latinos tengan las habilidades necesarias para enfrentar la nueva realidad. Se trata de un trabajo conjunto entre gobiernos, sector privado y un cambio cultural profundo en el mundo corporativo. la gestión de equipos en la nueva normalidad cambió para siempre.

La gestión de los equipos de RRPP en la nueva normalidad no solo debe tener en cuenta la disciplina, compromiso y organización, sino también mucha empatía y un toque humano para entender y anticiparse a las dinámicas de cada industria en la cual se mueven a través de sus clientes.

La llegada de la pandemia, del confinamiento y, por ende, de la obligación a trabajar en casa o de manera remota genera incertidumbre y desconfianza y es importante recordar que desconfiar de todo lo desconocido hace parte de la naturaleza humana. Está en nuestro ADN, pero una comunicación asertiva y adecuada entre las empresas, sus directores y todo el equipo de trabajo generará confianza y un entorno positivo incluso en momentos difíciles.

Por otra parte, la empatía y cercanía se deben aplicar siempre en la relación con los medios de comunicación, los editores y periodistas son los aliados principales de un equipo de RRPP y por eso el vínculo en la nueva normalidad debe ser aún más fuerte de lo que era antes.

Entre mayor nivel de confianza exista, más posibilidades se tienen de llegar a ellos, ojalá con propuestas y contenidos relevantes porque, así como el público ya no consume los mismos contenidos de hace 5 o 10 años, los periodistas tampoco. Innovar es la clave.

Además, en momentos de incertidumbre, como estos, los profesionales de la comunicación deben tomar plena conciencia de la fragilidad que tiene la existencia misma y de la interdependencia que existe entre nosotros. Necesitamos relacionarnos, sentirnos cerca a otros, saber que nos involucran. Por esto, aplicar las relaciones públicas no solo en el ámbito corporativo, sino también personal, es relevante hoy más que nunca.

Tanto para el trabajo de gestión de equipos de RRPP en la nueva normalidad, como para los clientes, periodistas y demás audiencias de interés debemos tener siempre un rostro, el distanciamiento social no debe frenar las posibilidades de contacto, al contrario, impulsarlas. La sensibilidad, entendimiento y empatía son necesarias en todo momento y los profesionales de RRPP tienen el compromiso de ofrecerlas a cada momento.

Como ya lo mencionamos, la organización y la disciplina son claves para mantener la mayoría de las situaciones en orden al gestionar un equipo a la distancia. Pero además existen otros tips o pasos para alcanzar dinámicas de trabajo saludables y estructuradas en una organización. La idea, con esto, es tener un panorama concreto frente a cada acción y cada equipo, para entender lo que cada uno hace y crear una comunicación efectiva y asertiva.

Tener claridad en torno a las actividades que se van a realizar a diario y organizar cada etapa de trabajo es fundamental. Luego se debe adelantar un seguimiento en conjunto de todo lo que se viene llevando a cabo, para que todos los miembros del equipo puedan saber cómo va cada etapa, desarrollar su trabajo de forma independiente y aportar valor en todo momento.

Las herramientas digitales deben ser usadas a nuestro favor. Existen decenas de aplicaciones para administrar flujos de trabajo y gestionar mejor los equipos de trabajo en la nueva normalidad. Con un organizador de tareas se puede crear tareas, delegar roles, crear checklists, adjuntar materiales y una variedad de cosas más. Así mismo, centralizar las comunicaciones en pocos canales para que ningún flujo de trabajo se vea obstaculizado por falta de diálogo.

Es esencial que los integrantes de un equipo entiendan el propósito de una empresa de comunicaciones y RRPP; cuáles son los ideales, valores, cómo se debe tratar a los clientes, compañeros de trabajo y socios. Esto ayuda a crear identificación y una sólida conexión con el entorno y el espíritu del negocio.

También es muy importante en la gestión de equipos de RRPP en la nueva normalidad, mantener una cultura de los feedbacks. Ya sea presencial o de forma remota, es esencial que tus empleados sepan dónde se equivocan y dónde están en lo correcto. Sólo de esta manera tu negocio evolucionará. Utilizar videollamadas periódicas para definir nuevas estrategias y mostrar resultados reales servirá para que el colaborador entienda qué está funcionando y qué no.

Un fenómeno completamente nuevo y disruptivo arrasó por completo con los esquemas convencionales de trabajo. Por eso, hoy, todo se está inventando, es necesario hacer pruebas, evaluar técnicas, herramientas y dinámicas hasta lograr aquello que se adapten mejor.

La nueva normalidad será definida por las decisiones que tomemos hoy, e incluso, más importante aún, por las que tomemos mañana. Todos los días seguimos aprendiendo de esta pandemia. Es un intenso proceso de prueba-error y como profesionales de relaciones públicas, somos responsables de crear esta nueva era. Es un proceso constante, pero lograr una buena gestión de equipos de RRPP en la nueva normalidad requiere estar enfocado, tener fuerza y confianza. Por fortuna todo esto es posible.