Organizar un evento puede ser una táctica de marketing sumamente benéfica para las empresas. Los eventos son un gran escaparate para que las marcas muestren sus productos, servicios e innovaciones, desarrollen relaciones con los medios y reciban como invitados especiales a futuros inversores, clientes y empleados.
¿Cómo funciona un evento de relaciones públicas? Nuestro primer consejo es: no lo hagas tú solo. La ayuda profesional es esencial para el éxito de tu evento, y contratar los servicios de una agencia de relaciones públicas es el camino más corto hacia una estrategia de relaciones públicas ganadora.
Hay muchos servicios de eventos en América Latina y, créenos, no deseas elegir los incorrectos, por lo que hemos recopilado algunos consejos. Ten cuidado con las empresas que solo se involucran con el evento en las últimas etapas de preparación. Y ten en cuenta que necesitarás un plan de relaciones públicas de tres etapas para tu evento:
- Previo al evento
- Durante el evento
- Posterior al evento
Una estrategia de relaciones públicas bien planificada es clave para lograr la exposición deseada en los medios y llegar efectivamente a tu público objetivo. Para saber qué pedir es útil conocer los conceptos básicos sobre este servicio. En este artículo exploraremos algunas de las peculiaridades de las relaciones públicas de eventos.
Si tienes dudas sobre contratar una agencia de relaciones públicas para tu evento, hemos preparado algunos datos que pueden ayudarte en esta decisión. Según una encuesta de Eventbrite, el 85 % de los organizadores de eventos cree que las relaciones públicas y la cobertura de los medios son esenciales para el éxito de su evento.
Otro estudio realizado por la Asociación Internacional de Comunicadores Empresariales encontró que los eventos que recibieron cobertura de los medios generaron un 36 % más de ingresos que los que no la recibieron.
Una campaña de relaciones públicas bien ejecutada puede aumentar la asistencia al evento y el conocimiento de la marca, y generar entusiasmo en torno al evento. Estas campañas suelen incluir las siguientes estrategias:
- Presentación del evento e invitación a los medios de comunicación
- Asegurar la cobertura de los medios en publicaciones relevantes
- Creación de comunicados de prensa y kits de medios
- Aprovechar las redes sociales y las alianzas con influencers
- Y más
Estos son algunos de los principales beneficios de las relaciones públicas de eventos:
- Mayor conocimiento de la marca
- Oportunidades de establecer contactos
- Atracción de clientes
- Oportunidades de venta
- Mayor conocimiento del mercado
Además de aumentar la asistencia y los ingresos, las relaciones públicas también pueden ayudar a establecer credibilidad y construir relaciones con los medios, lo que genera futuras oportunidades de cobertura y asociaciones.
Lleva un registro de los asistentes
Este consejo puede parecer obvio, pero muchos lo pasan por alto el día del evento. Asegúrate de realizar un seguimiento de los asistentes, porque alrededor del 20% al 50% de los periodistas que confirman su presencia tienden a abandonar en el último minuto.
Un buen consejo es dejar una lista de asistentes con el anfitrión del evento en la puerta o quedarte allí tú mismo, con o sin tus colegas, para dar la bienvenida a los invitados.
De esta manera no solo tendrás el nombre y el medio de todos los asistentes, sino que después del evento sabrás con certeza a quién contactar para la cobertura.
Haz que periodistas e invitados se sientan bienvenidos
Esto no hace falta decirlo, pero la interacción cuidadosa con los medios y otros invitados ayudará a generar un mayor interés sobre la marca en los medios tradicionales y en línea.
Haz que el evento sea inolvidable para todos los asistentes y dedica un tiempo a cada invitado para aclarar las dudas que puedan tener.
Check for crises, and resolve them before they take place
It’s not all roses. By identifying and addressing potential crises before an event, organizers can help to ensure the safety of participants, protect the reputation of the organization, save time and resources, and ensure the success of the event.
Ninguna parte de un evento debe ser ignorada. Creemos que la etapa posterior al evento es tan importante como el evento en sí, si no más. Después del evento comunícate con los asistentes y pídeles comentarios o retroalimentación. Esto puede ayudarte a identificar áreas de mejora y recopilar testimonios que pueden usarse en futuros esfuerzos de relaciones públicas.
Es importante planificar las etapas previas y posteriores al evento con anticipación para garantizar una cobertura mediática de gran cantidad y calidad.
Después del evento continúa monitoreando su repercusión, lleva un registro de la cobertura que genera y responde todas las solicitudes de los periodistas e influencers que asistieron y recibieron tu kit de prensa.
Hemos notado que los eventos juegan un papel cada vez más importante en las relaciones con los medios.
Los eventos deben proporcionar un valor agregado, y los profesionales de relaciones públicas deben poder presentar lo que el cliente quiere comunicar, mientras hacen que la experiencia sea inolvidable: estar ahí para los periodistas e influencers y resolver sus problemas antes, durante y después.
Esperamos haber presentado adecuadamente los conceptos básicos de Event PR aquí. Recuerda: el papel principal de los agentes de relaciones públicas es maximizar el impacto, capitalizando las relaciones tanto comercial como institucionalmente. Por ello, los eventos son una necesidad estratégica en la comunicación corporativa.
Esta publicación es parte de nuestra guía rápida de relaciones públicas. Consulta el blog o sigue las redes sociales (@sherlockcomms) para aprender y leer más contenido nuevo escrito por nuestro equipo.
