Organizar um evento corporativo em São Paulo  deve estar no topo da lista de prioridades de qualquer empresa que deseja trazer seus negócios para o Brasil. 

São Paulo é conhecida por ser uma das cidades mais populosas do mundo e a mais populosa fora da Ásia. Essa cidade vibrante com significativa influência cultural, financeira e internacional, representa por volta de 10% da economia brasileira e é a maior economia urbana da América Latina. 

Como muitas outras cidades grandes, São Paulo tem suas próprias características, tornando-a uma cidade complexa e única. Mas ela tem algo em comum com as demais cidades do país.

O aconchego, a simpatia e a flexibilidade dos brasileiros

Se você não conhece os brasileiros, nossa característica mais distinta é que somos muito amáveis e gostamos de conversar com todos sobre qualquer assunto, dividindo informações sobre nosso cotidiano, anedotas pessoais e histórias de família com tranquilidade e conforto.

Quando não se fala português, o inglês é bastante difundido. Recomendamos que os textos usados em seu evento sejam em ambas as línguas e a presença de intérpretes vai definitivamente agregar valor ao seu evento. Acolha a espontaneidade dos brasileiros e seu evento será definitivamente memorável.

Dito isso, confira mais algumas dicas fundamentais para realizar seu evento corporativo em São Paulo.

Quando acontecerá seu evento?

Tenha certeza que as datas que escolher para o evento casam com as agendas dos paulistanos. Algum feriado coincide? Se for num fim de semana, dia dos namorados, dia das mães, ou eventos similares, os brasileiros irão priorizar esses. 

Existe algum evento significativo acontecendo na cidade? Um grande jogo de futebol ou show pode afetar as reservas de espaços e acomodações, o trânsito, e a frequência dos habitantes locais. 

Para facilitar esse trabalho, os feriados locais podem ser consultados aqui e os eventos da cidade aqui!

Onde será seu evento corporativo?

Primeiramente, vamos falar sobre locação e como escolher o espaço perfeito para seu evento. 

Considere questões como acessibilidade, capacidade e infraestrutura dos espaços disponíveis. Lembre-se de que os valores podem variar bastante e as horas disponíveis para sediar seu evento também vão variar.

Auditórios universitários muitas vezes estão disponíveis de maneira gratuita para uso, assim como de algumas empresas ou espaços de coworking. Estes, porém, podem demandar algumas contrapartidas, como um determinado tamanho de evento ou um tipo de impacto positivo na comunidade local.

Hotéis também são uma excelente oportunidade e terão salas mais refinadas disponíveis, mas os preços também serão mais salgados. Para eventos grandes como feiras com até 4000 pessoas e que decorrem por vários dias, há outras opções de espaços com preços entre 500 mil e 1 milhão de reais.

Acessibilidade e segurança

Acessibilidade é um fator importante a ser considerado. Tenha certeza que seu espaço possui rampas, elevadores, assentos adequados e banheiros apropriados para acomodar seus convidados. Também verifique todos os elementos de segurança como saídas de emergência e os alvarás adequados da cidade.

Cada locação deverá ter uma autorização dos Bombeiros, por exemplo, que garante que estão aptos a funcionar com segurança.

Alvará de licença temporária

Falando em autorizações, dependendo do tamanho do seu evento, talvez seja necessário conseguir um alvará, uma licença temporária do Departamento de Mobilidade Urbana (DMU) para eventos que possuem tendas, palcos ou qualquer estrutura em espaço público. Eventos menores não requerem alvará.

Buffet

Algumas locações talvez demandem que o serviço de buffet seja próprio e tenha um custo já embutido no espaço. Outros vão permitir que você contrate o serviço de buffet que quiser. Tenha certeza do que é requisitado é permitido, pois a hora do cafézinho no Brasil é praticamente sagrada. Mas vamos abordar esses elementos um pouco mais adiante.

Tecnologia e equipamentos

Tenha certeza que o espaço que você escolher disponibiliza um bom sinal de internet. Provavelmente a locação irá garantir que tenha. No entanto, dependendo da quantidade de pessoas, talvez centenas de convidados, talvez não seja boa o suficiente. 

Recomendamos perguntar mais detalhadamente sobre a qualidade do serviço e considere contratar uma provedora externa.

Transmissão ao vivo do evento requer equipamentos de boa qualidade e profissionais experientes. São Paulo tem uma gama grande de fotógrafos e videógrafos de qualidade que podem capturar seu evento da maneira que você deseja. Pesquise algumas das produtoras locais e encontre os melhores profissionais.

Sua locação talvez já providencie os equipamentos básicos como microfones, caixas de som, projetores e telas de projeção. Iluminação também é essencial para criar uma bela atmosfera e é um importante elemento estético que contribui para a qualidade geral do seu evento. Se o seu espaço não for adequadamente equipado, também é possível alugar os equipamentos necessários pelo tempo adequado de diversas empresas especializadas que oferecem aluguel de equipamento por um preço justo em São Paulo.

Transporte e acomodação

São Paulo é cheio de ótimos hotéis, hostels e AirBnB ‘s. É possível encontrar acomodações para todos os gostos, preços e em todos os locais. Escolha um lugar acessível e seguro. Moema, Higienópolis, Pinheiros e Jardins são conhecidos como os bairros mais seguros.

Na região Sul da cidade, a Vila Mariana é um lugar interessante, jovem e seguro; um ótimo espaço pra ficar. Vila Madalena tem alguns dos melhores eventos de vida noturna da cidade e é conhecido pelos seus espaços artísticos. 

Para comida boa, São Paulo inteiro é conhecido, mas Itaim Bibi tem diversos restaurantes reconhecidos.

Há muitos bairros incríveis e cada um deles tem suas vantagens. Talvez seja importante pesquisar quais bairros devem ser evitados por questões de segurança, como aqueles muito longe do centro da cidade ou o centro propriamente dito, no caso de querer andar sozinho.

Táxis e Ubers são muito utilizados em São Paulo. Garanta que o motorista do táxi ligue o taxímetro e nós recomendamos não aceitar nenhuma corrida com oferta de preço fixo. O metrô de São Paulo tem excelente cobertura da cidade e ônibus também cobrem grandes áreas, mas podem ser um pouco mais complicados de seguir os horários. 

Você pode baixar apps locais como o Citymapper e o Moovit para encontrar as melhores rotas pela cidade nos transportes públicos.

O trânsito da cidade de São Paulo é conhecido por ser muito caótico, então é importante lembrar que qualquer deslocamento na cidade requer planejamento cuidadoso. Providencie aos seus convidados informações e ajuda necessária, talvez até providenciar um transporte particular para levá-los de um lugar para o outro.

Serviço de buffet para seu evento em São Paulo

Sugerimos providenciar um café de boas vindas durante a inscrição do evento para agradar seus convidados e ajudá-los a começar o dia de modo positivo. Também é importante providenciar intervalos para café durante o período da manhã e da tarde, como com um bolinho, sanduíches, lanches com refrigerante, suco e café. 

Adicionalmente é necessário uma pausa de almoço de pelo menos uma hora entre meio dia e duas da tarde, ou com serviço de buffet ou com tempo suficiente para uma refeição confortável.

Pergunte ao espaço reservado se eles possuem uma copa e quais utensílios de cozinha eles disponibilizam, como geladeira, fogão, microondas, que pode ajudar a equipe do serviço de buffet.

Não esqueça de incluir opções veganas e vegetarianas para os convidados que não comem carne. No Brasil podemos ser muito entusiastas sobre o consumo de carne e queijo, porém o veganismo tem crescido cada vez mais e está muito presente na sociedade.

Muitas empresas locais oferecem serviço de buffet, então procure recomendações de colegas e amigos. O preço normalmente será por pessoa e os preços podem variar dependendo, às vezes sendo um custo por hora como quando tem open bar ou um valor fixo.

Um exemplo de buffet recheado é o que o nosso projeto social Lupa do Bem fez para receber 28 líderes de diversas comunidades. A diversidade é importante para agradar todos os públicos e a quantidade tem que estar de acordo com a duração do evento, para que todos fiquem satisfeitos e dispostos.

Dicas para tornar seu evento único

Sua marca, seu produto e sua empresa tem uma identidade específica que define todas as escolhas estratégicas que você faz para que seu evento corporativo tenha o máximo sucesso. 

Por exemplo, uma marca de carros de luxo precisa escolher uma locação de evento que ressoa com a percepção paulista de luxo. Se você está lançando um produto de tecnologia bem moderno, é necessário contratar um DJ que esteja atualizado com as tendências mais contemporâneas de música eletrônica brasileira. Esses detalhes vão fazer seu evento se destacar como coerente e único.

Marketing e estratégias de promoção

Cada tipo de evento requer estratégias específicas de marketing que podem ajudar a informar os participantes e atrair novas pessoas interessadas no que você tem a oferecer.

Para começar é importante investir em design, para que os seus flyers, posters, convites, e-mails, redes sociais e tudo o mais que você criar tenham uma mensagem visual coerente.

Um site de qualidade e redes sociais atualizadas também são elementos chaves, independente do tamanho e objetivo do seu evento. Um site pode adicionalmente ser usado para acelerar o processo de registro no evento, fornecer informações de qualidade e ajudar com acomodação e transporte.

Outro importante investimento é contratar uma equipe de eventos para encontrar a melhor locação e serviços, além de fazer toda a divulgação para você. Profissionais especializados e locais tem networking e conhecem os melhores parceiros e locais para realizar e divulgar eventos.

Em suma, organizar um evento corporativo em São Paulo vai envolver diversos elementos comuns de qualquer outra cidade, porém com detalhes específicos que precisam ser levados em conta para que seu evento seja um sucesso.