Um profissional de PR deve saber tudo sobre sua empresa antes de planejar um evento. Recomendamos reunir todas as informações possíveis que a imprensa possa solicitar, incluindo:
- Qual é a declaração de missão da empresa?
- Há quanto tempo ela existe?
- Qual é a relação da empresa com grupos minoritários?
- Qual é o objetivo do evento?
- Quem é o porta-voz da empresa?
As respostas a essas perguntas vão orientar a estratégia de mídia e as entrevistas subsequentes.
Também aconselhamos que você reserve um tempo para estudar o tema do evento e se familiarizar com seus elementos principais. Você não precisa se tornar um especialista como seu porta-voz, mas pode ser chamado para responder a perguntas mais gerais enquanto conversa com a mídia.
Escreva um pitch apelativo demonstrando a relevância do evento e fornecendo informações importantes para a imprensa, como o nome, data e horário. Se o evento estiver vinculado a uma data especial, isso também pode valer a pena mencionar.
Aqui estão alguns exemplos de estratégias pré-evento para uma campanha de PR:
Comece cedo
Dê a si mesmo tempo suficiente para planejar e executar uma campanha de PR compreensível para o seu evento. Idealmente, você deve começar com pelo menos 3 a 6 meses de antecedência.
Identifique seu público-alvo
Como tudo nas relações públicas, você precisa saber quem pretende alcançar. Estabeleça quem você deseja que participe do seu evento e adapte seus esforços de PR a esse público. Isso ajudará você a escolher os canais e as mensagens mais eficazes para alcançá-los e interagir com eles.
Desenvolva um forte kit de PR para o evento
No dia do evento, vale presentear os jornalistas participantes com um press kit. Não existe uma fórmula para isso, mas geralmente incluem um press release e/ou um folder com informações sobre os palestrantes, produtos e/ou marcas que serão apresentados no evento.
Todas as informações que um jornalista possa solicitar devem ser incluídas no press kit.
Discuta com seu cliente a possibilidade de incluir um brinde legal para jornalistas no press kit, junto com o press release ou folder informativo. Não estamos dizendo que isso é obrigatório, nem que você deva gastar muito dinheiro. O presente deve lembrá-los do evento e do cliente.
Por exemplo, se você estiver participando de um evento para uma nova marca de ração para cães, um bichinho de pelúcia da marca pode ser o ideal. Você também pode considerar dar um presente inovador e que possa ser usado no dia a dia – quanto mais os jornalistas virem seu presente de marca, mais eles se lembrarão do cliente.
Você quer que eles solicitem seu cliente para entrevistas posteriores, isso será mais provável se eles possuírem um lembrete de sua marca.
Aqui está uma lista do que seu press kit deve incluir:
- Press release
- Ficha técnica do evento
- Fotos e vídeos em alta resolução
- Qualquer outra informação relevante sobre o seu evento
Isso tornará mais fácil para os jornalistas e os influenciadores cobrirem seu evento.
Alavanque as mídias sociais
A internet é uma ótima maneira de alcançar seu público e não deve ser negligenciada. Use as plataformas de mídias sociais para promover seu evento, compartilhar atualizações, engajar-se com participantes em potencial e criar uma campanha de mídias sociais em torno do evento, usando hashtags e segmentando públicos relevantes para gerar buzz e empolgação.
Trabalhe com influenciadores
Identifique os principais influenciadores em seu setor ou nicho e colabore com eles para promover seu evento. Isso pode significar organizar encontros pré-eventos ou ainda oferecer acesso exclusivo ao evento.
Organize uma coletiva de imprensa
Considere organizar uma coletiva de imprensa antes do evento, para gerar cobertura da mídia e gerar interesse. Esta pode ser uma oportunidade para compartilhar detalhes importantes sobre o evento e responder perguntas dos jornalistas.
